materi kelas 8 : memulai microsoft excel

Memulai menggunakan Ms. Excel

I.                   Cara memulai Microsoft excel 

  startmenu =>Programs => Microsoft Office => Microsoft Excel 200 Untuk memudahkan dalam pembahasan selanjutnya saya akan mencoba memberi gambaran tentang lembar Excel. (Untuk memperbesar gambar silahkan klik gambar 

  

II.                   Tombol Perintah di excel:

III.             Mulai mengetik

Untuk memulai mengetik (memasukkan data)
Klik atau arahkan kursor ke sel (cell) yang diinginkan (pakai tombol panah yang ada di keyboard), jika teksnya panjang melebihi ukuran sel maka lebar cellnya bisa diubah dengan melakukan drag (geser) pada tepi judul kolom. Setelah selesai mengetik data selalu diakhiri dengan menekan enter

Cara Memperbaiki Kesalahan Pengetikan
Bila ada kesalahan pengetikan data, anda dapat memperbaikinya dengan mengikuti langkah berikut ini :
1. Pilih sel yang datanya ingin diperbaiki, lalu tekan F2. Atau double klik tombol kiri mouse
pada sel yang datanya ingin diperbaiki.
2. Selanjutnya perbaiki data yang salah tersebut kemudian tekan tombol Enter bila sudah selesai.

Untuk menyimpan data
è Pada Mmenu bar pilih File=>Save

Untuk keluar dari excel, bisa dengan cara:
a. Pada menu bar pilih File => Exit, atau
b. Pada title bar di pojok sebelah kanan bagian atas klik tombol tanda X

IV.              Menu icon dan Menu Bar

A.     Menu icon

1.      Minimize Untuk memperkecil jendela Excel XP sehingga membentuk icon aktif pada Taskbar. Untuk membuka atau menampilkan kembali di layar, klik icon yang berada di taskbar.

2.      Maximize Untuk memperbesar jendela Excel XP sehingga terlihat dalam satu layar penuh. Setelah jendela Excel terlihat satu layar penuh, maka tombol ini akan berubah menjadi Restore.

3.      Restore Untuk mengembalikan jendela Excel XP kembali ke posisi dan ukuran semula. Tombol restore ini akan berubah menjadi tombol maximize.

4.      Close Untuk menutup jendela Excel.

5.      Scrool bar Baris gulung (Scroll Bar) terdiri dari Vertical Scroll Bar dan Horizontal Scroll bar.

- Vertical Scroll Bar berfungsi untuk menggulung dokumen ke atas atau ke bawah.

- Horizontal Scroll Bar berfungsi untuk menggulung layar ke kiri atau ke kanan.

Mematikan dan Mengaktifkan Scroll Bar

ð   Klik menu Tools, kemudian klik Options

ð  Di layar akan terlihat kotak dialog Options

ð  Klik tab View

ð  Hilangkan tanda pada pilihan Vertical Scroll Bar untuk mematikan vertical Scroll Bar.

ð  Sebaliknya berikan simbol "Check" untuk mengaktifkan kembali.

ð  Hilangkan tanda pada pilihan Horizontal Scroll Bar untuk mematikan horizontal Scroll Bar.

ð  Sebaliknya berikan Simbol "Check" untuk mengaktifkan kembali.Setelah selesai klik OK

6.      Task pane Task Pane merupakan salah satu fasilitas untuk mempercepat proses membuka file, menampilkan dokemen yang terakhir dan lain sebagainya. Task Pane ini ditempatkan di sebelah kanan jendela Axcel.

Mematikan TASKPANE

Agar task pane ini tidak terlihat di layar saat Anda mengaktifkan Excel XP, namun Anda dapat mengaktifkan kembali jika diperlukan.

ð   Klik menu Tools, kemudian klik Options.

ð  Di layar akan terlihat kotak dialog Option

ð   Klik tab View

ð   Hilangkan tanda "Check" pada pilihan Startup Task Pane

ð  Klik Tombol OK.

                        Mengaktifkan TASKPANE

Untuk mengaktifkan kembali Task pane saat Anda mengaktifkan Excel XP adalah dengan melakukan cara tersebut di atas dan berikan kembali tanda "check" pada Startup Task Pane.

7.      Title bar Title atau baris judul akan menampilkan dokumen yang aktif, apapun jenisnya. Jika MS Word maka title bar yang tampil adalah MS Word, MS. Excel maka title bar yang tampil adalah MS Excel.

 

B.     Menu Bar

 

1.      Menu File

Berkaitan dengan operasional dokumen atau file dan memiliki 16 menu Pull Down dengan fungsi sebagai berikut :

New : Membuka dokumen baru yang masih kosong

Open : Membuka dokumen yang pernah dibuat

Close : Menutup dokumen

Save : Menyimpan dokumen

Save As : Menyimpan dokumen dengan nama yang baru

Save As Web Page : Menyimpan dokumen ke dalam halaman web interent

Save Workspace : Menyimpan dokumen aktif ke dalam dokumen workspace

Search : Mencari dokumen

Web Page Preview : Melihat tampilan dokumen web yang akan dicetak

Page Setup : Mengatur setting halaman.

Print Area : Mencetak pada area tertentu yang diberi tanda

Print Preview : Melihat tampilan dokumen yang akan dicetak

Print : Mencetak dokumen

Send To : mengirim dokumen ke e-mail

Properties : Membuat ringkasan dokumen yangs edanga ktif

Exit : Keluar dari Microsoft Excel

2.      Menu Edit

Berfungsi untuk pengeditan dokumen dan perbaikan. Memiliki 16 menu pull down dan 2 menu cascading dengan kegunaan sebagai berikut.

Cut : memotong

Copy : Menggandakan

Office clipboard : Menyisipkan clipboard

Paste : Menampilkan hasil dari perintah copy dan cut

Paste Special : menampilkan hasil dari perintah copy dan cut dalam kondisi tertentu

Paste as Hyperlink : Menampilkan hasil dari perintah copy dan paste melalui hyperlink atau antar program

Fill : Mengisi data dari kiri ke kanan, ke bawah, antar sheet dan mengurutkan  data dengan cepat

Clear : Menghilangkan atau menghapus semua yanga da pada workbook

                       

delete : menghapus range atau data yang terblok

Delete Sheet : Mengahpus halaman sheet

Move or Copy Sheet : Memindahkan antar halaman sheet

Find : Mencari kata tertentu

           

Replace : Mengganti kata tertentu

Go To : menuju halaman tertentu

Link : Memperbaiki link yang ada

Object : Mengedit / memperbaiki objek

3.      Menu View

Berkaitan dengan penampilan dokumen dan penampilan monitor lembar kerja atau workbookBerikut fungsi dari submenunya

Normal : menampilkan lembar kerja workbook dalam status normal

Page Break Preview : Menampilkan/menyembunyikan halaman baru pemotongan

Task Pane : Menampilkan/menyembunyikan task pane

           

Toolbars : Menampilkan/menyembunyikan toolbar

Formula Bar : Menampilkan/menyembunyikan formula bar

Status : Menampilkan/menyembunyikan tool status

Header and Footer : Menampilkan/menyembunyikan catatan atas atau catatan bawah pada  setiap halaman

Comments : Menampilkan/menyembunyikan toolbar reviewing dan comment pada

lembar kerja

Custom Views : Menampilkan beberapa area cetak ke dalam workbook

Full Screen : Menampilkan lembar kerja / workbook satu halaman penuh

Zoom : Mengubah tampilan lembar kerja / workbook

 

4.      Menu Insert

Berfungsi untuk teknik penyisipan. Memiliki 8 submenu dan 2 menu cascading dengan fungsi sebagai berikut :

Cells : Menyisipkan sel

Rows : Menyisipkan baris kosong

Columns : Menyisipkan kolom kosong

Worksheet : Menyisipkan worksheet/ lembar kerja baru

Chart : Menyisipkan grafik

Symbol : Menyisipkan simbol

Page Break : Membuat pemisah halaman

Function : Menyisipkan fungsi

name : Menyisipkan nama range, dan sel

comment : memberikan/Menyisipkan komentar

picture : Menyisipkan gambar

diagram : Menyisipkan diagramobject : Menyisipkan objek

hyperlink : menyisipkan gambar , teks atau hyperlink

5.      Menu Format

Utuk menangani masalah pemformatan kolom atau baris seperti memperbesar baris dan memperlebar kolom. Memiliki 7 menu pull down dan 3 menu cascading seperti berikut :

Cells : Memformat isi sel berupa koma, mata uang, dan alain sebaginya

Row : Memformat tinggi baris

Column : Memformat panjang kolom

Sheet : Memformat sel yang sedang aktif

Autoformat : Menggunakan fasilitas format yang disediakan Excel

Conditional Formatting : Memformat sesuai kondisi format

Style : Memformat sel sesuai style yang dimiliki

6.      Menu Tools

Untuk melakukan perbaikan, pengecekan ejaan, mengunci dokuman, dan sebagainya. Terdapat 17 menu pull down seperti berikut :

Spelling : Mengecek ejaan

Error Checking : Mengecek kesalahn data pada lembar kerja

Speech : Memberi komentar pada sel/range

Share Workbook : Berpindah ke modus share workbook

Track Changes : Melihat perubahan data yang dilakukan

Protection : Mengunci lembar kerja

Online Collaboration : Menyusun atau mengadakan pertemuan dengan jadwal tertentu

Goal Seek : Mengubah nilai rumus

Scenarios : Membuat ringkasan

Formual Auditing : Menampilkan panah proses dengan sel yang aktif

Tools on the Web : Meminta bantuan dengan halaman web

Macro : Membuat macro

Add-Ins : On/Off program Add - Ins

Autocorrect Options : Mengoreksi data

Customize : Menambah / Mengurang tampilan tools

Option : Menampilkan dialog menu option

7.      Menu Data

Untuk manipulasi dan perubahan data yang telah dibuat. Dalam menu ini terdapat 12 menu pulldown. berikut menu data dan kegunaanya

Sort : Mengurutkan dataFilter : Menyaring data

Form : Menangani form berkaitan dengan data record

Subtotals : Menghitung nilai subtotals

Validation : Membatasi jenis data yanga kan dimasukkan

Tabel : Membuat variasi tabel

Text to Columns : Mengubah data tesk dalam bentuk kolom

Consolidate : Konsolidasi data berdasarkan posisi/kategori

Group and outline : Menggabungkan data dalam bentuk group data

PivotTable and PivotChart Report : Mebuat tabel / grafik pivot

Import External Data : mengimpor data query dari luar Excel

Refresh data : Memperbarui pemanggilan data

8.      Menu Window

Berkaitan dengan penampilan lembar kerja di monitor. Berikut Menu Window dan kegunaannya,

New Window : Memperlihatkan lembar kerja yang sedang diedit

Arrange : Mengatur jendela workbook supaya semua terlihat

Hide : Menyembunyikan workbook yangs edang aktif

Unhide : Menampilkan kembali workbook yang telah disembunyikan

Split : Membagi lembar kerja dalam beberapa tampilan jendela

Freeze Panes : Membekukan lembar kerja agar dapat melihat lembar kerja yang lain.

9.      Menu Help

 Merupakan menu bantuan jika kita ingin petunjuk dalam operasional atau perintah maka dapat menggunakan menu help. terdapat 8 menu pull down dengan fungsi sebagai berikut :

Microsoft Excel help : Menampilkan help / bantuan ketika kita mengalami kesulitan

Show The Office Assistant : Menampilkan Office Assistant

           

What's This? : Meminta bantuan pada toolbar

Office in the Web : Menghubungkan office pada halaman web

Lotus 1-2-3 Help : Bagaimana perintah Lotus 123 pada Excel

Detect and Repair : Mendeteksi dan memperbaiki kesalahan

About Microsoft Excel : menampilakn penjelasan tentang konfigurasi program yang digunakan.